Kirjoittaja

Minna Korhonen — talouspäällikkö, Tampere — 9 vuotta Excelin kanssa. Työskentelee keskisuuressa suomalaisessa valmistavan teollisuuden yrityksessä. Vastaa budjetoinnista, raportoinnista ja siitä, että kaikki tietävät mitä tapahtuu seuraavaksi.

Vuosikello Excelissä — talouspäällikön rehellinen näkemys

Vuonna 2017 minulla oli neljä erillistä Excel-tiedostoa: yksi budjettiaikatauluille, toinen raportointijaksoille, kolmas HR-kalenterille ja neljäs hallituksen kokouksille. Jokainen tiedosto eli omaa elämäänsä. Jokainen oli hieman eri muodossa. Ja joka kuukausi joku kysyi minulta jotain, johon en osannut vastata ilman että avasin kaikki neljä.

Silloin kollegani mainitsi vuosikellon. Yksi visuaalinen ympyrä, joka näyttää koko vuoden yhdellä silmäyksellä. Se kuulosti niin yksinkertaiselta. Se ei ollut yksinkertaista.

Tämä ei ole opetusartikkeli siitä miltä vuosikellon pitäisi näyttää. Tämä on rehellinen kertomus siitä miltä se näyttää kun talouspäällikkö yrittää rakentaa sellaisen — virheet, turhat tunnit ja lopulta se ratkaisu joka oikeasti toimi.

Haluatko valmiin pohjan? Jos haluat ohittaa koko rakennusvaiheen, tämä vuosikellopohja on se jonka itse valitsin lopulta — 7 laskentataulukkoa, kojelauta ja aikajana valmiina.

Katso pohja →

Ensimmäinen vuosikelloni kesti kolme päivää. Toinen meni roskikseen. Kolmas on yhä käytössä.

— Minna Korhonen, joulukuun viimeinen työpäivä 2019

Näin rakensin sen — vaihe kerrallaan

Kerron tämän siinä järjestyksessä kuin asiat oikeasti tapahtuivat, ei siinä järjestyksessä kuin niiden olisi pitänyt tapahtua. Se on tärkeä ero.

Aloitin väärästä päästä

Ensimmäinen asia jonka tein oli avata tyhjä Excel-taulukko ja etsiä miten rengaskaavio lisätään. Halusin nähdä ympyrän. Halusin nähdä kuukaudet. Halusin näyttää pomolle valmiin kuvan.

Se oli väärä lähestymistapa. Aloitin lopputuloksesta enkä raaka-aineista. Kaavio ilman dataa on pelkkä tyhjä rengas. Ja kun aloin lisätä dataa jälkikäteen, mikään ei mennyt sinne minne piti. Värit vaihtuivat satunnaisesti, nimiöt hyppivät, ja koko rakenne oli kuin pelikorttitalo.

Ensimmäinen versio kesti kolme työpäivää. Se päättyi siihen, että tallensin tiedoston nimellä "vuosikello_FINAL_v3_ÄLÄ_KOSKE.xlsx" ja siirsin sen työpöydälle. Siellä se on vieläkin.

Taulukko ensin, kaavio sitten

Toisella kerralla aloitin oikein. Tein taulukon neljällä sarakkeella: Aktiviteetti, Alkukuukausi, Loppukuukausi ja Kategoria. Talous, HR, Hallinto, Raportointi, Muu. Viisi kategoriaa. Ei enempää.

Täytin kaikki vuoden tapahtumat — tilinpäätös, tilintarkastus, kehityskeskustelut, TES-neuvottelujen valmistelu, budjettikierros, hallituksen kokoukset, lomapäivien laskenta, pikkujoulut. Kaikki. Se vei tunnin, mutta sen jälkeen minulla oli pohja jonka päälle kaavio voi rakentua.

Tärkeä oppi: pidä aktiviteettien määrä alle kahdenkymmen. Ensimmäisessä versiossa minulla oli 34 kohtaa. Kaaviossa ei näkynyt mitään. Se oli kuin yrittäisi lukea sanomalehteä metrin päästä ilman silmälaseja.

Rengaskaavio ja sen 270 astetta

Kun data oli paikallaan, lisäsin rengaskaavion. Lisää → Kaavio → Rengaskaavio. Excel piirsi peruskaavion joka näytti täysin käyttökelvottomalta. Se on normaalia. Excelin oletusasetukset eivät ole tehty vuosikellolle.

Kriittinen asetus jonka löytäminen kesti minulta puolitoista vuotta: ensimmäisen sektorin kulma pitää muuttaa arvoon 270°. Löydät sen kohdasta Muotoile tietosarja (oikea klikkaus kaavioon). Ilman tätä tammikuu alkaa kello kolmesta. Sen pitää alkaa kello kahdestatoista.

Puolitoista vuotta. Se on pitkä aika olla tietämättä yhtä asetusta. Löysin sen lopulta suomenkieliseltä Excel-foorumilta, kommentissa joka alkoi sanoilla "no tietysti se on 270". Ei, se ei ollut tietysti yhtään mitään. Mutta kiitos tuntematon kommentoija.

Kuukausirengas — se osa josta kukaan ei varoita

Sisempi rengas näyttää aktiviteetit. Mutta miten saat kuukausijaon — sen ulomman ympyrän jossa lukee Tammi, Helmi, Maalis ja niin edelleen? Se vaatii kokonaan oman tietosarjan.

Teet aputaulukon: 12 riviä, jokaisella arvo 1 ja kuukauden nimi nimikkeenä. Lisäät sen toiseksi tietosarjaksi samaan kaavioon. Muotoilet sisemmän osan läpinäkyväksi, säädät koon niin että se istuu oikein, ja asetat nimiöt ympyrän ulkopuolelle.

Tämä vaihe vei minulta ensimmäisellä kerralla noin kaksi tuntia. Ja kun muutin sisemmän renkaan dataa, ulompi siirtyi pois paikaltaan. Se on kuin veisi yhden kortin pois korttitalosta. Tämä tapahtui budjettiesittelyn aikana syyskuussa 2018. Siitä lisää myöhemmin.

Viimeistely ja nimiöiden taistelu

Värit pitää asettaa manuaalisesti jokaiseen sektoriin. Excel valitsee omat värinsä ja vaihtaa niitä aina kun lisäät tai poistat aktiviteetin. Minulla on apuväritaulukko: Talous on aina #2D6A4F, HR on #7B2D8B, Hallinto on #C49A30. Ilman sitä käyttäisin tunnin joka kerta värien palauttamiseen.

Ja nimiöt — kun aktiviteetteja on yli kymmenen, ne alkavat mennä päällekkäin. Voit siirtää niitä käsin, mutta ne palaavat oletuspaikkoihin kun avaat tiedoston uudelleen. Ainoa kestävä ratkaisu: pidä aktiviteettien määrä pienenä ja hallinnoi yksityiskohdat erillisellä välilehdellä.

Valmis vuosikello Excelissä kuukausirenkaalla ja värikoodatuilla kategorioilla — Näin valmis vuosikello näyttää toimivilla värikoodauksilla ja kuukausirenkaalla. Katso pohja

Mitä opin yhdeksässä vuodessa

Kolme asiaa. Ei enempää, ei vähempää. Näihin kiteytän kaiken mitä olen oppinut vuosikelloista — ja Excelistä yleensäkin.

Oppi 1

Yksinkertainen voittaa aina

Alle 20 aktiviteettia. Viisi kategoriaa. Ei ylimääräisiä koristeluja. Vuosikello joka yrittää näyttää kaiken ei näytä mitään. Parhaiten toimivat ne jotka jättävät pois eniten.

Oppi 2

Pohja säästää viikkoja, ei tunteja

Alkuun pääsee tunnissa. Mutta ylläpito, päivittäminen, korjaaminen — ne vievät viikkoja vuodessa. Valmis pohja joka päivittyy itsestään säästää enemmän kuin luulet.

Oppi 3

Päivitys on tärkeämpää kuin luominen

Komea vuosikello joka ei pysy ajan tasalla on hyödytön. Tärkeintä on että päivittäminen on helppoa — ei se miltä se näytti ensimmäisenä päivänä.

Pohja jota käytän itse

Vuosikello Excel — 7 välilehteä, yksi tiedosto, kaikki linkitetty

Vuosikello Excel-pohja kojelaudalla, aikajanalla ja aktiviteettien hallinnalla

Löysin tämän pohjan vuoden 2024 alussa. Kaduin välittömästi etten löytänyt sitä kuusi vuotta aikaisemmin. Se sisältää kaiken mitä yritin rakentaa itse: vuosikellon rengaskaaviolla, aikajanan Gantt-muodossa, kojelaudan tunnusluvuilla ja aktiviteettilistan josta kaikki muu päivittyy.

Pohja sisältää 7 toisiinsa linkitettyä välilehteä. Kun lisäät aktiviteetin syöttövälilehdelle, vuosikello, aikajana ja kojelauta päivittyvät automaattisesti. Värit pysyvät paikallaan. Nimiöt pysyvät paikallaan. Se mikä vei minulta kolme työpäivää ensimmäisellä kerralla oli valmis kymmenessä minuutissa.

Vuosikello (ympyräkaavio) Aikajana (Gantt) Kojelauta Aktiviteettilista Automaattinen päivitys Aloitusohjeet 7 välilehteä

Käytin sitä viimeksi tammikuussa tilinpäätösaikataulun suunnitteluun. Kymmenen minuuttia. Ei uudelleenmuotoilua. Ei kadonneita värejä. Näin sen pitäisi toimia.

Katso mitä pohja sisältää

Aikajana Gantt-muodossa vuosikellon täydennyksenä — Aikajana antaa lineaarisen näkymän samoihin aktiviteetteihin — katso pohja

Suomalaisen talouspäällikön vuosi

Tässä on se mitä vuosikelloni oikeasti sisältää. Ei geneerisiä esimerkkejä, vaan ne tapahtumat joita hallinnoin joka vuosi. Ehkä tunnistat oman vuotesi tästä.

Tammikuu – Helmikuu

Tilinpäätös ja tilintarkastus

Vuoden kiireisimmät viikot. Tilinpäätöksen valmistelu, tilintarkastajien materiaalipyynnöt, edellisen vuoden lukujen sulkeminen. Koko taloushallinto pyörii tämän ympärillä kahdeksan viikkoa.

Maaliskuu

Kehityskeskustelut

HR vetää prosessia, mutta talouspäällikkönä osallistun oman tiimini keskusteluihin ja valmistelen tavoiteluvut seuraavalle kaudelle. Samalla alkaa selkeytyä miltä loppuvuosi näyttää.

Huhtikuu – Toukokuu

Q1-raportointi ja kesälomien suunnittelu

Ensimmäisen kvartaalin raportti hallitukselle. Samaan aikaan alkaa lomapäivien laskenta ja kesälomien koordinointi — kuka on pois milloin, miten minimimiehitys turvataan.

Kesäkuu – Elokuu

Lomakausi ja minimimiehitys

Kolme kuukautta jolloin puolet porukasta on aina lomalla. Juoksevat asiat pyörivät, mutta mitään isoa ei voi aloittaa. Heinäkuussa toimistolla on hiljaista — se on ainoa aika jolloin pystyy ajattelemaan rauhassa.

Syyskuu

Budjettikierros alkaa

Kaikki palaavat lomilta ja budjettityö käynnistyy välittömästi. Osastopäälliköiltä tulee toiveet, johto antaa raamit, ja minä yritän sovittaa ne yhteen. Tämä on se kuukausi jolloin vuosikello on eniten käytössä.

Lokakuu – Marraskuu

Budjetin viimeistely ja strategiapäivä

Budjetti käy läpi useita kierroksia ennen hallituksen hyväksyntää. Marraskuussa on yleensä strategiapäivä johon valmistelen talousesityksen. TES-neuvottelujen valmistelu alkaa myös tässä vaiheessa.

Joulukuu

Vuoden päätös ja pikkujoulut

Viimeiset raportit, ensimmäiset tilinpäätösvalmistelut, ja jossain välissä pikkujoulut. Jouluaaton jälkeen toimisto hiljenee ja alkaa uusi kierros tammikuussa. Sama ympyrä, sama kello.

Minna Korhonen

Talouspäällikkö · Tampere · 9 vuotta budjetointia, raportointia ja Excel-tiedostoja joiden nimet päättyvät _FINAL_v3

Kirjoitan Excelistä sen näkökulman kautta joka minulla on — taloushallinon arjesta. Olen tehnyt tarpeeksi virheitä tietääkseni mitä kannattaa välttää. Jos tunnistit itsesi tästä tekstistä, se johtuu siitä että me kaikki teemme samat virheet. Ja se on ihan okei.